1月から改正された電子帳簿保存法に対応するために、まだ悩むことがあります。
大半の領収証については悩むことなく処理できるようになりました。元々、税務署へ電子帳簿保存の届けはしていないものの、電子的に保存はしていたのです。何でもかんでも。とにかくScanSnapでfreeeに取り込んで、仕訳データに添付してきました。
そのおかげで、ほぼ同じフローで仕訳をするだけで良しとなっています。
違うのは、その後の取り扱い。今までは紙で保存しておかなくてはなりませんでしたから、1日から日付順にするように整理して、メガネクリップでまとめていました。普通の宗教法人だと監査はないので、そのまま段ボール箱に入れて保管しています。
監査があるとなると、見やすく整理しておかないといけないので、A4のコピー用紙を台紙にして、1日1枚とかのルールを決めて糊付けしたりといったことをするんだと思います。宗務所ではそうしていました。
お寺も税務調査を受けることがありますので、その際には上記のように整理されていた方が調査もしやすいとは思うのですが、この点だけは師匠のやり方を継承しました。
メガネクリップでまとめるだけ丁寧なんですよ。法人の確定申告が終わるとメガネクリップは外して段ボールに入れてましたから、それを整理するところから調査が始まるんだと思います。自分がやるとなったら、考えただけで嫌になる・・・
これが、税務署への事前届けなしで電子保存ができるようになりましたので、紙の領収証はどんどん電子化して破棄できるんです。いきなり破棄は怖いので、クリアホルダーにひと月分まとめて入れてあります。まだ2月中旬までですから大した量ではないですが、捨てない限りは今までと似たような量を保管することになります。
どこかのタイミングで廃棄をしないとなりません。
改正後の電子帳簿保存法においては、元々電子データの場合は、電子データのまま保存する必要があります。今までは一旦印刷して、ScanSnapを通してfreeeに保存していました。印刷したものを保管する必要もなくなりますし、そもそも印刷する必要もなくなります。この分は今までよりも保管量が減りますね。
さて。改正部分を勉強しながらどこかでちゃんと確認したはずなのですが、今日、急に迷った電子的な領収証がありました。メールの本文が領収証になっているものです。
領収証がPDFで添付されているのであれば、そのPDFをfreeeに放り込めば良いのですが、本文の場合はどうしたら良いんだろう、と。メールも実際には一つのファイルですのでそれを保存できれば良いのですが、いずれのメールファイル形式にもfreeeは対応していません。テキストファイルにも対応していません。
どうすんだろうと調べてみたら、本家本元、国税庁の発行しているチラシに書いてありました。PDF化して良いよ、もしくはスクリーンショットでも良いよ、ということでした。
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf
これなら簡単。私はメール本文をPDF化することにしました。あとはPDFファイルの領収証として扱うだけなので、分からないことは何もありません。
こうやって、実際に仕訳しながら、不明な点を調べて解決していくしかないんですよね。でも、せっかく全部電子データとして保存することで、紙の証憑類を保管しなくて良い状況が整ったのですから、しっかり調べてちゃんと対応していこうと思います。
一番最初に廃棄する時が、とても不安になるんだろうな、と思いながら。だって、2021年度分までは、最低でもまだ7年は保管しておかなくてはならないんですよ。それなのに2022度分はもう廃棄できるだなんて。デジタルデータとしては残っているんですけれど、まさか日本という国でこんなに一気にコトを進めてくれるだなんて思ってもみなかったものですからね。
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