次から次へと何かが起こり、いつまで経っても寺務所の片付けができず、書類の束が何ヶ所にも積まれる事態となっていました。
よく今までノーミスで仕事してこれたな、というぐらい。
それをちょっとずつ片付け始めました。今そんなに急ぎの仕事がないはずなので（自信は無い）
紙の書類は全部スキャナに通してEvernoteに入っているはずなのでどんどん捨てて良いはずなのですが、なんというか、すぐに捨てきれない書類ってあるんですよ。研修会の案内とかが代表格。Evernoteに入っているはずなのに、見たい時にパッと出てこない。Evernote内での整理が追いついてないんです。入れっぱなし。
もうちょっと工夫をしないといけないと思いつつ、取りかかれないまま日々を過ごしてしまっています。
そんなわけで、本来でしたらスキャンしてEvernoteに入れたら即座に廃棄するべき書類たちが散らばっています。それらをゴミ箱へ入れていくと、さらに捨てづらいものが出てきます。充電器の説明書とか。
いらないと思いつつ、捨てられない。新しいものだからたぶんインターネットでダウンロードできるはずと思いつつ、捨てられない。保証書もついてるケースがあり、そうするとそもそも捨てられないじゃないですか。でも、この寺務所には保証書保管スペースを設けていません。そこがもう欠陥なのですが、場所がないんですもの。
紙をスキャンしてPDFにしたものよりも、WordなどからPDFを直接作成したものの方が、検索性は格段に高いのです。ですから、私宛の書類は全て最初からPDFで配布してもらえるようになれば、未整理状態のEvernoteでも不都合ないレベルで目的の書類を探し出せるようになります。
今は、たとえば「正太寺」という文字を紙に印刷し、それをスキャナで読み込み、「正太寺」という画像に対して文字認識をかけて、これは「正太寺」という文字であるとPDFに埋め込んで、Evernoteに入れているんです。すごく遠回りをしています。
Evernote自身にもPDF内の文字データを認識する機能が備わっていて、これもかなり高性能なのですが、縦書きの書類には対応しません。お寺関係の書類はいまだ縦書きのものも多いため、検索機能だけではどうにもなりません。
これも、印刷してから文字を認識する、という工程を経ず、直接PDFとして出力すれば、出力する際に正しい文字データをPDFに埋め込んでくれます。
なんの苦労もなくなるのです。私は。
書類を配る方は大変です。何人もに同じものを配るのに、この人は紙で、この人はPDFデータで、と配布物を変えなくてはなりません。複数ページの書類をホッチキスなどで綴じる手間がわずかでも減ることに意義を見出す人でもなければ、単に面倒な仕事が増えるだけと捉えることでしょう。
郵送するものであればコストカット効果は大きいので、積極的に検討してもらいたいものですが。
回覧板がデジタル化する日は相当先だろうなぁ。10年ぐらいは使えて充電の必要もほとんどなく、価格も1万円しないぐらいで、回覧板で回される程度の書類であればサクサクと扱える程度の性能のタブレットというか、ビューワーですね。そういうものが登場しないことには。
さて。まだまだ片付けは続きます。がんばるぞい。
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