なんだか背中が痛いのですが、宗務所に出陣です。昨日そんなにがんばったかなぁ。
今日は一日平常運転。来客があっても書記さんの対応で全てが済みました。私は以前から細々と続けている寺籍簿の納戸への移動を再開。すでに電子化済みの寺籍簿ではありますが、電子化してから日が経っているので、その後に追加された書類も含めて正しく電子化されているかを確認しながらとなります。
大量の書類を一枚一枚めくりながら確認していくのは、指の指紋が消えそうです。
いろいろな申請がありますので、中には保管しておくのが怖い書類もあります。特に個人情報を強く含む書類については、紙書類は破棄し、電子化済みのデータは削除することとしました。
原本は宗務庁に保管されています。お寺にも控えがありますし、役所発行の書類であれば再取得も可能です。宗務所において長々と保管しておくべき書類ではありません。
今までは申請があった際に、宗務所の控えとしてそれらの書類もコピーを取って保管してきましたが、今後はそこでのコピーの必要性も再検討が必要だと思われます。
お寺への控えとしては、申請内容を正確に記録するためにもコピーは必要でしょうけれど、宗務所としては不備が無いか確認出来ればいいわけでして。お寺での控えを紛失した際のバッファー的な役割も無きにしも非ずでしたが、盗難などでの万一の流出のリスクを考えたら、宗務所では責任を負いきれません。
ただ、受付フローが複雑になりますね。この書類は宗務所としてコピーを保管する or これはコピーしない、という分岐が発生します。書記さんが混乱しそうです。
今は4年目の書記さんですから対応できると思いますけれど、新任の書記さんでは難しいかも。宗務所は4年に一度、職員ががらっと入れ替わってしまうので、こういう所が難しいです。
どうしよっかなぁ。悩ましいなぁ。
