最初に議事録という物を記録したのは、ボランティアサークルで書記をするようになってからでしょうか。どうやったら見やすく読みやすく出来るのと、常々考えている物の、結局は当初書き始めたとおりのまま続けています。
とても単純で、議題の下に、発言を箇条書きにするか、文章で綴るか。それだけです。体裁こそ読みやすくなるように工夫をしていますが、基本的な部分は変わっていません。
霊場会の庶務をするようになってから、さらに議事録の書き方に悩むようになります。悩んだあげくに、それまでサークルで書いていたのと同じ書き方をすることになりました。こちらも、丸３年が経った今も変わっていません。
どうやったら読みやすいか。とても難しいです。本当ならば、議題だけでなく、次第に含まれる全てのことに加えて、議事録を書いていった方が、次第を参照することなく議事の経過を把握出来ると思われます。しかしそうすると、分量がとても多くなり、却って読み取りにくくなるとも考えられます。
サークルの次第は、議題しか記さないので良いのですが、霊場会のは議題についての説明も書かれているので、かなり分量が多めです。一度そうやって作成してみたものの、見にくくてやめたように記憶しています。
先日の代議員会の議事録を書きながら、そんなことを思い返していたのですが、今回は少しやり方を変えました。議題の下に議事の経過のみを書くのはそのままに、色を赤にしました。レーザープリンターで出力すると朱色に近くなりましたが、まあこれはこれで、目立ちます。
それでも、読み解きやすいかと言われると、結局は文字のみで表現することの限界を感じます。文章力が高ければ違うのかも知れませんが、私には、ぱっとみて、おおー、と思えるような議事録はまだまだ作れそうにありません。
図形やなんかを加えると良いのかも知れませんが、どう加えて良いものやら。議事録部分を枠で囲むとか？それなら色を変えたのと同じ程度でしょうし。
なにか良い手は無いものか。人の書いた議事録って、あまり見る機会に恵まれません。どこかにまとめサイトとかないですかねぇ。
