湖西市災害ボランティア代表と社協にて立ち話で打ち合わせ。
サークルの定例日と重なることが多くて最近全然顔を出せていないのですが、9月1日には総合防災訓練があるため、それには出席する予定でいます。
出席するとなれば、私の担当は通信分野。昨年の防災訓練以来、こつこつと準備をしてきたメールによるWeb更新システムを、今回は当日訓練に参加しにきてくれたボランティアさんにも加わってもらって実際に近い感じで実験してみることにしました。
このシステムは、あらかじめ準備しておいたあるメールアドレスにメールを送ると、その内容がホームページ上に掲載されるというものです。もちろん写真もＯＫです。最近はカメラ付き携帯ばかりですからね、楽しみです。
システムは順調に動くとして、問題になるのは投稿者の登録作業・実際にメールで送る内容のある程度のサンプルがないとなにを書いたら良いか分からない・システムの概念図でも用意しないとどういうことなのか理解されづらい、などでしょうか。
このシステムを使うとどんな利点があり、結果としてどんなことが期待されるのかが分からないと、訓練時間はほんの2時間程度ですから、なにも使われずに終わってしまう可能性も高いです。まずは、受付段階ですんなりと理解され、やってみようという気にさせる何かを準備する必要があります。
また、書式サンプルや、どんな内容を送ってほしいかをはっきりさせておかないと、いったいなにを書いたらいいか分からなくなってしまいますね。昨年、自分で通信担当をしてみて一番感じました。なにを情報発信したらよいのか、さっぱり見当が付かなかったのです。
まわりは訓練してるだけですからね。物資の不足情報などは一応ダミーのものが準備されているのですが、市からなかなか流れてこないし。確認しに言っても知ってる人になかなか巡り会えないとかも考えられます。
そんな状態ですから、たとえば訓練の内容を書くだけでもいいとか、参加している人の表情を写して送るだけでも良いとか、そういうことを伝えなければなりません。
今実際に何が起こっているのか、本番でも、それが一番伝えたいことになるでしょうから。
そして、利用者登録も大変です。まあこれは、私のやる作業ですから。本番では誰がやることになりか分かりませんが、とりあえず、自分でやってみて所要時間などを確認するつもりです。
などなど書いてみましたが、こんな打ち合わせは一切していません。集合時間とかを確認しただけ。当日は県災害ボランティア本部にも情報を送ってあげてとか、そんな話です。書類を読んでみたら、同じような感じですね。基本のシステムは同じものですし、メールで投稿が出来るのも同じ。メール投稿の部分は私は自作ですけれど、本部の方はどうなんでしょう、無料で提供されてるサービスを使ったのかなぁ。被災時、ホームページのおいてあるサーバーさえ無事ならフル稼働できるように、私はすべて自前で準備したのですけれど。どこかでちらっと聞いてみたいところです。そちらが便利なら私も使いたい（笑）
そんなわけで、私の頭の中だけで通信訓練がスタートしています。当日、どうなることやら。昨年も同じようにこんな時期にどうしようか悩んでた気がするなぁ。全然進歩してませんねぇ（汗）
