宗務所へ行ってきました。昨日もノルマが達成出来ていなかったので、ちょっとテコ入れしないといつまで経っても終わりそうに無いという危機感が出始めたのです。
4時間も居れなかったのですが、そこは休日、電話や来客で中断されることもありませんので、快調に捗りました。6か7ヶ寺分を取り込み完了。もうすぐ、五教区あるうちの２つの教区が終わります。三分の二が終わるとどういう印象になるのか、楽しみです。
今後新しく書類が届いた際のフローも、簡単ではありますが書記さんに提示してありますし、寺籍簿を電子化して扱うという環境が、徐々に近づいているのを感じられます。
お寺さんから、昔進達した書類の寺院控えが見つからないから宗務所の書類を見せて欲しいと言われた際も、PDF化されているものをメールで送るだけです。メールがダメでも、パソコンから直接FAXも出来るようになってますからね、宗務所内ではペーパーレスとなります。
それでなくてもけっこうな量の紙を消費している今の宗務所。もったいないですよ。
最終目標は、進達書類の宗務所の控えは紙として受け取らなくすること。寺院控えもPDFでよければ、直接メールで送付するということも可能になります。
何も原本と同じ物を保管しておく必要はありません。昔はコピー機もないから、カーボン紙を挟んで三枚複写で書類を作成していたのですが（宗務庁用、宗務所控え用、寺院控え用）、今はコピー機がありますから、ほとんどのケースで、書類は一部だけ作成していただいて、宗務所でコピーして保管をするようにしています。
もっとも、カーボン複写して、捺印も本物が押されている控えというのも、便利なシーンがあったのです。宗務庁での手続きの際に書類上の不備が見つかった場合、軽微な物であれば、申請寺院の了解の下、宗務所控えを修正して宗務庁に送り、ロスタイムを極力減らして手続きを進めると言うことが可能でした。
これが出来ないと、宗務庁から却下返送されてきた書類を宗務所経由で該当寺院へ届け、それから書類の修正が始まるのですから、ずいぶん時間がかかります。急ぎの書類の際は、困ってしまうわけです。
宗務所でチェックをしてから送付しているのですから、宗務庁の手続きで引っかかるのは、宗務所としては仕事をしていないと烙印を押されるような物です。出来れば無いようにしたいのですが、何とも微妙な書類もありまして、完璧には出来ません。見解の相違というのもありますし。
ちゃんとした紙の控えがあるのも便利ではありますが、それを超える利便性と省エネ・省コスト効果があるはずです。きっと。確実に紙は減るし。あとは、どれだけ却下されてくる書類を減らせるかにかかっていますね。
