一昨日段階では出勤出来ない予定であったが、出来るようになった日。
ひたすらにScanSnapに向き合います。正太寺の寺籍簿を取り込み終えて、今日は次のお寺から。寺籍番号順なので、必然的に隣寺さんとなります。
ここまでは進達書類毎に1つのPDFとして取り込んでいました。しかし、隣寺さんの分を終えた段階で、このペースでは無理だと。いつまで経っても終わらないし、肩も凝りやすいから一日にこなせる件数にも限りがあると。もっと若ければ別ですが。だいたい書記さんにやり方説明するのにもまどろっこしい。
そこで、次のお寺からはやり方を変えました。基本的な考えは、電子化に取り組む日以前の書類は、1つのPDFにしてしまう。多くても100ページには至りません。たぶん。最近のOSは検索機能が優秀なので、たいてい検索をかけることで目的の書類にたどり着けるはず。それならば、進達書類毎に分ける必要性は薄いのでは、と。
この辺りの判断の善し悪しは、実際に電子化が完了して、日々の業務に電子化データが登場するようにならないと結論が出ませんが、おそらく失敗では無かろうと思います。
そんなわけで、次のお寺からさっそく適用。ただ、B5とA4というサイズの差ははっきりと存在しているので、それらは別ファイルにすることにしました。その方が取り込み作業は楽です。検索機能が優秀であれば、ファイルの数が増えていても問題にはなりませんから。
そんなわけで、次のお寺では2つのPDFが出来上がりました。取り込み作業に慣れてきたこともあって、少しスピードも上がってきました。
しかし、集中力の限界で、今日はここまで。添付書類などの、サイズ違いの書類を、コピー機で変倍して合わせる作業が省けないのがとても手間です。
コピーした書類は抜き取って元の書類に戻してから寺籍簿に戻さなくてはなりませんし、コピー後の書類を残すことにしたところで、今度はそれらにパンチ穴を空けなくてはなりません。どちらを選んでも面倒。
ただ、それらも棚が消えることに対して、ふさわしい労力と言えるでしょう。だいぶ作業手順もこなれてきたので、これなら書記さんにもお願い出来そうです。みんなでやれば、あっという間ですよ、きっと。
