休みなんて無いのです。たまの休みは家族サービス。お坊さんも、普通のお父さんしてますよ。
宗務所には、様々な書類が届きます。お寺さんからの申請書類。他の宗務所からの書類。宗務庁からの通達や案内などなど。たまにはお檀家さんから菩提寺についての意見とかまで。
そうした書類は、書記さんの手で開封され、担当主事の所へと配られます。複数の主事に関連する物は、コピーをとって配ります。どの書類がどの主事に関係するかは、経験を積んで学んでいくしか有りません。今のところは、聞かれれば私が答える、というスタンスです。そのうちに、各自で適切に判断できるようになっていくことでしょう。私もそうでした。
しかし、基本的には週一回の勤務です。私や教化主事さんのように週三日出ずっぱりで仕事をしているケースもありますが、基本は週一回。お寺の仕事への影響を抑える意味もあります。当番制はそのために組んでいますし。
それは良いのですが、週一回だと、下手すると担当主事さんが書類を確認するのが、一週間後、ということもあるわけです。都合で欠勤する、二週間後、ということも。
急ぎの書類であれば書記さんから電話連絡が行くのですが、どうするべきか微妙な内容の物もあります。年下の書記さんからは、主事さんに電話というのはしづらいケースもあるでしょう。
また、他の主事の範疇の書類であっても、宗務所職員であると言うだけで、当然知っているという前提でお寺さんなどから声をかけられることもあります。場合によってはこちらからも何かしらの意見を出す必要の有る場面も出てきます。
困ってしまうんですよね。所長を含めても9人しかいない職場で、担当が違うからと言う言い訳もしづらいです。いろいろと困ってしまうんです。
そこで今日、スキャナとDropboxを使った仕組み作りをしてみました。届いた書類をコピー機のスキャナ機能で読み取ってPDF化し、Dropboxに保存します。（Dropboxはインターネット上に作成される高機能共有フォルダ、と思ってください）
そのDropboxの中身は、専用ソフトをインストールしたパソコンから見る事が出来ます。主事さんが自分のお寺のパソコンから確認することが出来るわけです。
また、iPhoneやandroid向けにも専用アプリがあります。出先であっても確認することが出来てしまうのです。
やってみたら想像通り便利そうです。androidのアプリから見てみたら白黒反転していたり、PDF化のプロセスが固まっていなかったりしていますが、いずれもテストを重ねるうちに改善方法が見つかることでしょう。
なるべく早く、本稼働に乗り出したいと考えています。職員9名の内、iPhoneユーザーが主事に2人、3人の書記さんは全員androidユーザーなので、便利に使えそうです。
残りの職員も、iPhoneを持つように推奨するか、宗務所で一部負担して、配布してしまうか、教化主事さんと冗談交じりに話し合っています。
でもこれほんと、便利ですよ。書類の整理方法も課題ですが、是非本稼働にこぎ着けたいと思います。
