２年ぐらい前に、電子ファイリングを行うために購入したCanoScan LiDE 60。キャノンのスキャナの中でも最安の部類の製品です。安価に電子ファイリングを試したかったので、値段の安いものを探して買ったのでした。
その後どうなったかというと、平らなスキャナの上はとても都合の良い書類置き場となってしまい、当初は後日スキャニングするつもりと称して上に積み重ねていった書類たちでしたが、いつの間にか関係のない書類も入り込むようになり、今では開かずのスキャナとなってしまいました。
何とも情けない結果でしたが、それにはやはりそれなりの理由があります。一つは、読み取り速度の遅さ。10ページを越える資料が付く会議を記録するには、時間がかかりすぎたのです。ですからどうしても「後からやろう」ということになり、そのまま放置される流れになってしまいました。
もう一つは、文字認識率の低さ。書類を読み取ると自動PDF化する機能があるのですが、同時に文字認識も行い、単なる画像としてではなく、文字情報も持ったPDFが作成出来るという、優れもののはずだったのですが、どうも精度が低く、後から検索を欠ける場合にも引っかからない可能性が高かったので、実用的ではないと判断してしまいました。
手間と時間がかかる割に、メリットが見出せない。そんな状況では習慣化出来なかったのも無理はありません。と言い訳してみる。
機能、それでも使わないのはもったいないと、久しぶりに上に積まれた書類を下ろし、昨日行われたばかりの職員会議の資料を読み取ってみました。以前はWindowsで行っていたのですが、仕事用のWindowsは無くなってしまったので、MacBook Proに必要ソフト一式をセットアップしてから、読み取りです。
そしたら、文字認識精度が割合良好。グレースケールの300dpiで読み取れば、ご認識を探す方が大変なぐらいの精度でした。これはすごい。Macの場合は、OSが勝手に各ファイルの内容を解析して、のちのち検索する時に素早く探せるように用意をしておいてくれます。ですから、読み取って自動作成されたPDFファイルを保存しておくだけで、OSの機能を使ってあっという間に必要な書類を見つけられる、というわけです。（この機能はWindowsでもVistaで標準搭載されましたね）
Macのデスクトップ右上にある虫眼鏡アイコンをクリックし、直下に表示される検索ボックスに「職員会議」と入れると、数秒もかからずに、読み取ったばかりのPDFが検索結果として表示されます。便利だ。認識率が高まるだけで、使い勝手は格段に向上しますね。メリットが出てきます。素晴らしい。
本当は、電子ファイリングの専用機として、さらに書類を読み取る手間を削減したスキャナもあるんですよ。FAXのような機構で、自動で書類をどんどん読み取っていくタイプですね。これがあれば、持ち帰った資料一式をスキャナにセットして、あとは読み取りボタンのようなものでも押すだけで、全部一気に読み取って、文字も認識して、PDF化されてしまうわけで、そりゃあもう、意味もなく読み取りたくなることでしょう。
ただ、3万円以上したと思うのでなかなか手は出ませんね。やっぱり、安くないと。ちゃんと習慣化に成功したら、そしてその頃にさらに読み取る書類もどんどん増えていたら、購入を考えてみても良いかもしれません。
