執務日ではありませんが、職員会議が開かれました。場所は、檀信徒大会の会場となる、ホテルコンコルド浜松の中にお借りしました。引き続き随喜のお寺さんとの打ち合わせにも使うので、そんなこんなでうまいこと経費が最小限になるように考えられているのだと思っています。
必要経費として、かかるものはかかるので、この辺庶務主事とはいえ細かく関与しません。最終的に大会が無事に円成できることが、庶務主事にとっては最大にして唯一の目的です。問題ありません。
職員会議の議題は、余分なことは話しません。檀信徒大会にかかわること、のみです。その後の打合せ会は、実際の会場と、職員会議にお借りした部屋と、二カ所を使って行いました。私の担当は受付。さほど打ち合わせの必要もないのですが、前回は用意しきれなかった受付簿を提示して、当日の状況になるべく即した説明をしました。
バスの配車を担当する梅花主事さんがずっと気に掛けてらっしゃるのが、帰りのバスに乗るはずなのに乗らない人が出てくること。各地へバスでお迎えが出て、帰りもバスでお送りをするのですが、特に帰りは、予定している人数にならないとバスが出発できません。行きについは、まずは来ないことには何も始まらないので、前段での申告通りに乗車をしていただけるのですが、帰りはついでに寄りたいところがあるとか、そんな事態も発生しかねません。
大会終了時までに帰りのバスに乗る乗らないを確実な数字として出さないと、バスが出ない→帰りが遅くなる、という事態となってしまいます。そこを当日一番チェックできる場所は、受付を置いて他にありません。
受付にて帰りのバス乗車人数を確認し、さらに、無断で乗らなくなると、バスの出発に影響が出て、同じバスになる人に多大な迷惑となってしまうことを、できれば伝えてもらいたいところです。そんな余裕はないかもしれませんけどね。
というわけで、そのあたりに懸念があることを受付係の皆さんにお伝えして、私の仕事は完了。このあとまだ受付手順が変わる可能性もありますから、あんまり細かく詰めてもよくないことがあります。細かくしすぎないように我慢我慢。
これでもう中3日で当日なんですよねぇ。ここまでくると、一日一日があっという間です。準備し忘れがないか、とても怖いですねー
