お盆休み中ではありますが、ちょっと宗務所へ行ってきました。宅配便などの不在票が入っていないか、点検です。営業所での取り置きは大抵4日間。返送されてしまっては面倒ですから。
行ってみると、不在票はありませんでした。宗務庁から書類が来ていたので、念のためと思って点検すると、締め切りが近いアンケートが入っていました。
宗務庁の庁内システムの再構築に関するアンケートです。庁内システムの一部には宗務所からもアクセスできます。宗務庁に書類を送るために点検する際にとても重要になります。
このアンケート。封筒の消印は確認して来ませんでしたが、6日以降に到着しています。7日宗務所へ行っていますが、その時は郵便の確認してないんですよ。他の用事で必死だったので。
そして締め切りが18日。お盆休み中に到着し、お盆休み中に締め切りが来るというパターンです。宗務庁は13、14日と休みだけのようですが、各地の宗務所は事情によって様々です。この時期にこうした書類を送ってよこすなら、期間を長くとるとか、早めに送るとか、もうちょっとなんとかなりそうなものを…
だからメールでやりとりしましょうって提案もしてるんですけどね。そうすればどこにいても確認できますから。
ともかく、自分の仕事に大きく関わる部分でしたので、アンケートに答えました。一箇所、職員全員の意見を知りたい項目があったので、職員で使ってるFacebook Messengerのグループに投稿して、今は待ちの状態です。
Wordのデータを宗務庁から送ってもらったので、返信はいつでもできる状態になりました。最初からメールでくれればいいのに。でも、データ送信を依頼してから応答があるまでは早かったので助かりました。担当者さん、ありがとうございました。
こうしたやりとりから想像するに、宗務庁としてはメール送信で済ませたいんだろうな、ということ。コスト面だけ見てもメリットだらけでデメリットはないですからね。
私が庶務主事の間に、メールに置き換わらないかなぁ。メールじゃなくても、他のシステムでも全然構いません。紙のやりとりは必要最低限にしましょうよ。
