書き続ける!住職のぼけ日記

静岡県にある曹洞宗のお寺、正太寺の住職が物欲との戦いを公開します。

宗務所日記

なんと11日ぶりの出勤です。ずいぶん久しぶりのような気がします。こんなに間が空くのはお盆休務のときぐらいじゃなかろうか。

そこそこに会計伝票もたまっていました。それらを処理し、最後に出勤した時に自分で対応すると書記さんに言ったもののその後出勤していないので手付かずになってしまっていた事務連絡も完了。急ぎの話ではなくてよかった。

もっとも、急ぎであれば書類をお寺で作成して書記さんに印刷から発送までをお願いするだけですけれども。

インターネットは便利です。

今日作成した書類は、PDF化したものと元の文書ファイルをまとめてEvernoteへ入れておきました。新たな実験の始まりです。今までは、ワープロ文書にしろ、表計算のシートにしろ、仕事上発生するファイルはすべてDropboxに保管してきました。

それはそれで便利なのですが、Evernoteに入れておくことで便利になる点もあります。タグ付けしておくことで、例えば発送書類なんかは発送書類タグで絞り込んで一覧を見るだけで、直近に発送した書類はすぐに手に取れます。そこに元データが入っていれば、少し手を入れて再送することも容易です。

Dropboxは、いや、Evernoteもそうなのですが、宗務所でよく使う一太郎ファイルの中身までは検索できません。Dropboxはブラウザでアクセスしない限りはOSの検索機能に依存してしまいます。Evernoteは日本対応にも力入れていますが、一太郎ファイルの検索までは対応してくれないんじゃないかと思います。

Dropboxの場合はファイル名を工夫することで、検索効率を向上できますが、Word文書が何もしなくても中身の文章まで検索対象にしてくれることと比べると、余分に頭を使わなくてはなりません。

Evernoteの場合は、PDFファイルとともに一太郎ファイルを保管しておくことで、検索効率が挙げられます。プレミアム版の機能だったように思いますが、テキストを埋め込んでいないPDFであっても、Evernoteは中身を検索してくれます。一太郎のPDF出力機能で作成してあれば、当然テキスト情報も入っていますけれども。

とにかく、EvernoteがPDFを検索してくれることで、一緒に置いてある一太郎ファイルの中身を検索したのと同等の結果が得られるわけです。

PDFを作成しておかなくてはならないという手間はありますが、頭は使いません。すぐに慣れて定型作業にできることでしょう。

そして、Evernote一太郎ファイルをダブルクリックすれば、ちゃんと一太郎が起動して、上書き保存すればEvernote上のファイルがしっかり更新されます。想像したとおりにしっかり動いてくれます。

Windowsエクスプローラー、Macのファインダーと同じように使えるわけです。

Evernoteにデータを保存する上での最小単位はノートと言われるものなのですが、ここには素のテキストを直接入力することもできれば、あらゆるファイルを放り込むこともできます。写真を貼り付ける事ももちろんできます。

一つの事業について、必要な書類を全部一つのノートにまとめておく事も可能なのです。サイズ制限はプレミアム版なら200MB。さすがに行事の記録写真までもをすべて一つのノートにするのは無理ですが、それ以外では十分な容量です。

Dropboxの運用は、各主事にアカウントがある関係で、どうしても個人ごとのファイル管理となってしまいます。お互いに共有はしているのですが、それぞれの主事のフォルダがあり、その下で思い思いにファイル管理がされています。同じ事業に関連するものであっても、保管場所が主事ごとに分かれてしまっているんです。

これ、書記さんには大変面倒な運用です。主事の作ったファイルを探し出してきて編集するとか、頼まれて作成した文書を、主事さんの指定するフォルダに保存しなくてはならないとか。

Evernoteも運用の仕方とによっては全く同じことができるんですが、事業を単位として共有するという傍目にわかりやすい方法に自然となりやすいように思います。

というわけで、残り任期で行う業務改善内容を闇決定。今までのファイル管理を意識することなくクラウドベースに移行するという目的はDropboxのお陰で達成できました。操作方法はなんら変わらないのに、お寺でも宗務所でもUSBメモリなどを用いずに安全に同じファイルアクセスできるという利便性を体で体験してもらったところで、次はEvernoteを活用した共有方法のブラッシュアップでさらに無駄な時間を省く方向へ持っていきます。

Evernote単体では、今までDropboxで出来ていたのに出来なくなってしまうことが多すぎるので、Dropboxと併用です。併用を意識的に行わないと、成果は上がりません。まずは私が実践を続けて、メリットを享受するシーンを目撃してもらう必要があります。地道な取り組みになりますが、私にとってこうした環境改善はライフワークです。楽しみなのです。疲れないんです。

職員みんなが楽をして働ける環境づくり、いろいろと取り組んでいきたいと思います。