教化主事さんからの依頼で、本年度の現職研修と、本年初開催となる防災寺子屋の案内を発送するために、宗務所へ。
発送作務があるよと夕べのうち書記さんに情報を流しておいたら、当番書記さん以外にもう１人、出勤してきてくれました。風邪で体調が悪い中を押して。いや、風邪はいらんのですけど。でも手は欲しい。
おかげで私は発送名簿のチェックに集中することが出来ました。先頃から開発を続けているデータベースを活用した新しい住所録を用いて、住職の居る寺院のみを対象としたラベル印刷をしたのですが、今回初使用となるので、データの整合性に不安がありました。
それらを一件一件チェックして、おかしな所を修正して、おそらくもう間違いはないという程度に精度を上げられました。
その間には書類の重ね合わせに三つ折りといった作業を書記さんがしてくれていましたので、予定通り、お昼前に作業を終えることが出来ました。発送作務は時間がかかるんですよね。いつももったいなく感じます。
本音は、メールで済ませたい。でもまだまだそこまでの体制は受け入れ側に整わないので、せめてFAXを利用したい。でも、今回送るのは55歳未満の僧侶が受講する義務のある現職研修会の案内です。何となく、FAXよりは郵送の方が丁寧ではないか、という結論に、教化主事さんと共通認識を持つに至りました。
FAXで送るだけでしたら、もう今まで何度も同報送信をしていますので、簡単に送信を済ますことが出来ます。その上で、うまく届かなかったお寺と、FAXの無いお寺にのみ、郵送で案内を出すだけにすると、10通程度の発送作務で終わってしまうのです。この労力の差・・・
以前は出欠連絡用に返信用葉書を同封していましたが、今ではFAXか電話で宗務所へ通知をしてもらうことになっています。郵送で送る必然性は無いのですよ。
来年は、宗務所任期最終年度となります。チャレンジするには良いタイミングですよねぇ。
