久し振りに休日出勤してきました。水曜日の職員会議に向けて、書類の清書と、別件で。
書類の清書は一枚だけなのですぐに終わりました。その後、別件に取りかかります。書記時代に作成したパソコンによる進達受付システムに、少し手を入れました。
職員間の連絡手段として、Facebookのメッセンジャーを利用しています。iPhoneやAndroidのアプリにはメッセンジャー機能を単独利用出来る物があり、余分なメニューがない分、とても使いやすいです。
郵便物の受付をすると、Evernoteに取り込んで、つまりインターネットを利用して職員がいつでも参照出来るようにしてあるのですが（個人情報を含んでいるなど、セキュアなエリアとはいえインターネットに送信するのが適当で無いと判断される書類は、当然Evernoteには入れません）、それをもう一歩進めるための機能です。
進達受付システムには、郵便物の受付を記録する機能があります。手書きで帳面を付けていた物を、単純にデータベースに記入するようにしただけの簡易的な機能です。
この画面で、ボタンを１つ押すと、その日に受け付けた書類のリストがクリップボードにコピーされるようにしました。その上で、Facebookをブラウザで開き、職員のグループ宛に送るメッセージのフォームにペーストすれば、再入力の手間無く受付書類のリストを全職員に送信出来ます。
パソコン用のアプリでメッセンジャーに特化した物があればさらに楽が出来るのですが、今のところ無い、ですよね？
進達受付システムから直接メッセンジャーにアクセス出来れば一番楽なのですが、そこまでするのはちょっと大変そうです。やってやれないことではないかもしれませんが・・・。無理です、と答えた方が楽に決まってる。
月・水・金の執務日に、受付書類のリストが全職員に届けられると、自分に関係する書類が届いたかどうか、受動的に確認出来るようになります。必要に応じて今度はiPhoneなりパソコンなりでEvernoteアプリを開けば、そこには書記さんが取り込んでくれたお目当ての書類が並んでいる、というわけ。
宗務所の職員は大半が住職です。9人のうち、副住職は3人しか居ません。当番日通りに出勤するのは実はなかなか大変なことなのです。お寺にいて、宗務所に届いた書類が確認出来るというのは、便利なことに違いありません。少なくとも私にはとても便利。過去に届いた書類を探すのにも便利ですしね。
宗務所に届く書類は、一年間のサイクルで繰り返される物も多いです。あの書類はいつ届くんだっけ、というときに、前の年の届いた時期がEvernoteですぐに調べられ、ということはもうすぐ届くなぁ、とか、今年は遅いな、問い合わせてみよう、というように仕事を先に進められます。
Evernoteの使い方で、一番多い使い方かも知れません。
便利ですよ、Evernote。
これからも、いろいろとサービスを組み合わせて、業務の効率化を進めていけたらと思います。今日は庶務主事らしい仕事をしました。
