書記の仕事はそれほど複雑ではありません。各寺院からの宗務庁へ送る書類などを点検し、手数料などをいただくことが主な仕事です。
ただ、この手数料が、宗務庁へ送る分、宗務所で頂く分とあり、時折複雑になります。お金に関することですから出来れば過不足無く済ませたいところなのですが、算出が複雑になってくると自信が無くなってきます。
この辺りをパソコンで用件を入れるとポーンと自動処理されて、領収書も勝手に作られて入金処理もされたら楽だなと。そしたら書類に不備がないかの点検にだけ注意を向けられます。必要書類が多い場合は点検だけでも大変ですから。
そのあたりの自動化が、どうやら私が書記に選ばれた理由のひとつらしく、業者さんと相談をする役目になりそう。もっとも権限を持っているのは主事さんなので、私が話を進められるわけではありません。その分責任も軽く、おかげで思い切った提案も出来るというわけです。
予定表を見たら新宗務所がスタートする１１日にさっそく業者さんが来る予定になってましたが、いきなりそんな話しをするのでしょうか。主事さんに確認とってこなかったのでドキドキです。一応、準備をしておかなくては。
必要になりそうなのは、まず受付から書類送付までのフローチャート。これは３種類ぐらいかな。１種類目を作ればあとは楽、かな。
次は自動化することによってついでに出来そうなおまけ機能の要望。一日の最後に宗務庁に送る書類を全部ひとつの封筒に入れて送るのですが、その中身のチェックリスト。金額の合計も。
ざっと考えて自分で組めそうなシステムではありますが、作ってもらった方が楽だしサポートもやってもらえるし、４年後以降のこともありますし、事細かなところまで要望して使いやすい物を作ってもらおうと思います。
そんなメモでした。
